Hiện nay, với sự phát triển của thị trường mà vai trò của thư ký cũng đang được chú trọng. Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều có chức danh thư ký văn phòng. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều người chưa thực sự hiểu rõ về công việc này. Vậy công việc và nhiệm vụ của thư ký văn phòng là gì? Cùng tham khao những thông tin dưới đây.
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng là gì? Thư ký văn phòng là một trong những công việc trong ngành quản trị văn phòng doanh nghiệp. Là người đảm nhận các công việc liên quan đến công tác quản lý, điều hành chung trong văn phòng. Đồng thời thực hiện các vấn đề liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính nhân sự, hồ sơ, văn bản, họp hành, tiếp khách,… Đây được xem là vị trí đóng vai trò hỗ trợ quan trọng và thiết thực tại các văn phòng doanh nghiệp.
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Thư ký tổng giám đốc có yêu cầu như thế nào về kỹ năng?
- Thư ký tòa án có chức năng và nhiệm vụ như thế nào?
- Thư ký công trình là gì? Yêu cầu về công việc tại vị trí này
Thư ký văn phòng ngày nay đã trở thành một ngành nghề phổ biến trong xã hội, đóng vai trò mật thiết với các công tác điều hành, vận hành doanh nghiệp. Chính vì vậy nó trở thành ngành nghề được nhiều bạn trẻ hiện nay quan tâm, định hướng.
Nhiệm vụ của thư ký văn phòng
Ngày nay cơ cấu, tổ chức của doanh nghiệp đang có nhiều sự thay đổi để thích ứng với sự phát triển của thị trường kinh mà vai trò của thư ký cũng đang được chú trọng và được đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ mới, nhưng nhìn chung cơ bản thư ký văn phòng thường thực hiện các chức năng và nhiệm vụ sau như:
Thứ nhất, sắp xếp lịch làm việc
Công việc quan trọng nhất trong những nhiệm vụ của thư ký văn phòng phải đảm nhiệm đó là sắp xếp lịch làm việc tại văn phòng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ này thư ký văn phòng cần nắm rõ được bản kế hoạch, dự định trong tương lai cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lên kế hoạch sắp xếp chi tiết, cụ thể phù hợp các công việc tại văn phòng giúp công việc tại văn phòng được triển khai có hiệu quả. Đồng thời cũng lên kế hoạch lịch họp, công tác của các sếp.
Trong các cuộc họp, thư ký sẽ đảm nhiệm vai trò là người ghi chép, lưu trữ các thông tin chính trong nội dung của các cuộc hợp để phục vụ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp.
Thứ hai, tiếp nhận và xử lý thông tin
Đối với một người đảm nhiệm công việc thư ký văn phòng thì người này cần phải có sự nhanh nhạy trong công việc. Tiếp nhận thông tin và nhanh chóng hoàn tất công việc được giao; bởi công việc này sẽ cần phải xử lý rất nhiều loại giấy tờ kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng góp phần trợ giúp cấp trên giải quyết các công việc nội bộ.
Nhiệm vụ của thư ký đó là tập hợp các số liệu, tài liệu tham khảo cho cấp trên khi có yêu cầu từ cấp trên.
Thứ ba, đón tiếp khách hàng
Có thể bạn quan tâm:
- Nhân viên văn phòng nghề nghiệp được lựa chọn nhất
- Nhân viên bán hàng – Nghề tiềm năng phát triển thời đại mới
Đối với một doanh nghiệp thì sự xuất hiện của khách hàng là rất thường xuyên chính vì vậy mà một trong những nhiệm vụ quan trọng của thư ký còn là sự thể hiện khéo léo, tận tâm, chu đáo, trong công tác đón tiếp khách hàng. Vai trò của thư ký trong nhiều trường hợp sẽ đảm nhận vai trò tiếp khách và giải quyết công việc trong giới hạn phạm vị công việc của mình. Bên cạnh đó thư ký văn phòng cũng là người tiếp nhận thông tin, ý kiến của khách và xử lý nhanh chóng và hiệu quả.
Thứ tư, sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
Ngoài những công việc đã được liệt kê ở trên vai trò của thư ký là vô cùng quan trọng, một công việc thuần túy của một thư ký đó là sắp xếp lịch trình chuyến đi cho các cấp lãnh đạo, lên kế hoạch hẹn gặp khách hàng, đặt vé máy bay, đặt khách sạn, tạm ứng và quyết toán các chi phí trong các chuyến đi để hỗ trợ giúp đỡ cấp trên có thể ghi nhớ và giảm tải những công việc cá nhân phải làm để tập trung vào công việc quan trọng hơn
Như vậy những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp mọi người hiểu được nhiệm vụ của thư ký là gì. Nếu bạn đang quan tâm ngành nghề này thì chắc chắn đây là những thông tin hữu ích dành cho bạn. Tham khảo và trau dồi ngay các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho bản thân mình để theo đuổi công việc này trong tương lai sắp tới nhé!
