Thư ký tổng giám đốc luôn là một vị trí hấp dẫn đối với nhiều ứng viên. Không chỉ sở hữu mức lương đáng mơ ước mà công việc này còn có cơ hội phát triển cùng môi trường làm việc tốt. Tuy nhiên, không phải ai cũng phù hợp với vị trí việc làm này. Vậy ứng viên muốn tăng khả năng trúng tuyển vào vị trí thư ký giám đốc phải đáp ứng những gì? Nếu bạn quan tâm thì hãy cùng mình khám phá bảng mô tả công việc chi tiết dưới đây nhé!
Vị trí thư ký tổng giám đốc là gì?
Thư ký tổng giám đốc (hay còn gọi là trợ lý tổng giám đốc) là người hỗ trợ công việc của tổng giám đốc. Họ chuyên xử lý các công việc hành chính, gọi điện và một số nhiệm vụ khác được giao bởi cấp trên.
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Thư ký tòa án có chức năng và nhiệm vụ như thế nào?
- Thư ký công trình là gì? Yêu cầu về công việc tại vị trí này
- Kỹ năng của thư ký cần phải có trong quá trình làm việc
Trợ lý tổng giám đốc được xem là người đại diện của khối văn phòng. Họ cũng thường điều phối các dự án, công việc giữa các phòng ban, đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa tổng giám đốc với các phòng ban khác trong công ty. Các công ty nhỏ thường tuyển dụng phó giám đốc thay vị trí này nên trợ lý tổng giám đốc thường chỉ có trong các công ty, tập đoàn lớn.
Công việc của thư ký tổng giám đốc
Công việc của thư ký sẽ phụ thuộc vào công ty mà họ làm việc. Tuy nhiên về cơ bản họ đều phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
Lập kế hoạch, đặt lịch hẹn, tiếp khách hàng, đối tác, đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp đi công tác.
Tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp, phương hướng để tổng giám đốc xử lý công việc.
Soạn thảo hợp đồng, văn bản, tài liệu và công văn. Chuẩn bị các tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
Tham dự các cuộc họp quan trọng và ghi lại biên bản cuộc họp.
Trả lời các câu hỏi từ giới truyền thông và đối tác.
Thay mặt sếp quyết định những công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt.
Ở một số công ty, thư ký tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát hoạt động của các bộ phận.
Yêu cầu nghiệp vụ đối với thư ký tổng giám đốc
Thứ nhất, về trình độ chuyên môn hầu hết đều yêu cầu tối thiểu phải có bằng cao đẳng ngoại thương, quản trị kinh doanh chuyên ngành ngoại ngữ và phiên dịch kinh doanh. Bên cạnh đó, trợ lý tổng giám đốc cũng cần phải trang bị kỹ năng ngoại ngữ tốt. Đặc biệt là khả năng dịch thuật tài liệu và phiên dịch phục vụ cho các cuộc họp quan trọng.
Kinh nghiệm làm việc cũng là một yêu cầu cần thiết đối với công việc này. Nếu chưa có kinh nghiệm ở vị trí tương đương, chắc chắn bạn sẽ khó có thể đảm đương nhiều vai trò cùng lúc.
Đặc biệt, thư ký cho giám đốc cũng phải có kiến thức kinh doanh để thực hiện các công việc tổ chức, điều phối mọi hoạt động trong công ty. Nếu cần thiết, thư ký cũng phải thay mặt tổng giám đốc thực hiện các công việc.
Những kỹ năng cần có để làm tốt vị trí thư ký tổng giám đốc
Kỹ năng hành chính văn phòng
Nhiệm vụ chính của một thư ký là xử lý văn bản, quản lý công văn, soạn thảo và in ấn các văn bản theo yêu cầu của cấp trên. Kỹ năng hành chính văn phòng bao gồm khả năng đánh máy, soạn thảo tài liệu đúng tiêu chuẩn, sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng.
Ngoài ra còn cần kỹ năng giao tiếp và tính linh hoạt để có thể hoàn thành tốt các công việc hỗ trợ khác. Các kỹ năng hành chính văn phòng thường không yêu cầu bất kỳ khóa đào tạo đặc biệt nào nên bạn có thể học hỏi và cải thiện trong quá trình làm việc thực tế. Tuy nhiên, nếu bạn có khả năng thích ứng nhanh, bạn sẽ mau chóng làm quen với công việc này.
Kỹ năng ngoại ngữ
Có thể bạn quan tâm:
- Nhân viên văn phòng nghề nghiệp được lựa chọn nhất
- Nhân viên bán hàng – Nghề tiềm năng phát triển thời đại mới
Như mình vừa đề cập ở trên, đôi khi một thư ký phải làm phiên dịch. Đặc biệt là ở các công ty nước ngoài, trách nhiệm của thư ký tổng giám đốc sẽ bao gồm việc biên dịch và phiên dịch các tài liệu cho cấp trên.
Do đó, trình độ ngoại ngữ cũng là điều kiện tiên quyết khi ứng tuyển vị trí này. Đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và thông dịch bằng tiếng Anh. Ứng viên có trình độ ngoại ngữ tốt, có chứng chỉ tiếng Anh và biết thêm ngoại ngữ thứ hai là lợi thế khi ứng tuyển.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Tính chất công việc của trợ lý là thường xuyên phải tiếp xúc với tổng giám đốc, một trong những vị trí điều hành của công ty. Vì vậy, bạn phải có phong thái tự tin và khéo léo trong giao tiếp. Một thư ký giỏi là người có cách ứng xử tế nhị, chuyên nghiệp khi tiếp xúc với các phòng ban, bộ phận khác.
Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc
Nhiệm vụ chính của thư ký là sắp xếp lịch trình làm việc cho tổng giám đốc. Hơn nữa, thư ký không chỉ cần phải có kỹ năng quản lý thời gian tốt mà còn phải biết cách sắp xếp lịch trình, ghi nhớ các cuộc hẹn và cuộc họp.
Do đó một thư ký chuyên nghiệp phải có khả năng tổ chức, khả năng quản lý thời gian và khả năng sắp xếp công việc. Bên cạnh đó, khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, tuân thủ lịch trình công việc sẽ giúp một người thư ký hoàn thành công việc một cách suôn sẻ.
Trên đây là những thông tin về vị trí thư ký tổng giám đốc, mong rằng những nội dung trên sẽ giúp ích cho các bạn trong qua trình lựa chọn công việc nhé.
