Nhân viên văn phòng là gì? Khi nhắc đến nhân viên văn phòng chắc hẳn nhiều người nghĩ đến công việc bàn giấy nhẹ nhàng, làm trong giờ hành chính. Tuy vậy, ít ai biết được công việc của một nhân viên văn phòng không hề đơn giản và thoải mái như vậy. Trong bài viết lần này, mình mang đến cho các bạn đầy đủ thông tin về kỹ năng nhân viên văn phòng cần có trong quá trình làm việc.
Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng
Trở thành một nhân viên văn phòng tốt, chắc chắn rằng bạn cần biết và nắm rõ được những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao.
Kỹ năng nhân viên văn phòng quan trọng đó là thành thạo các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Excel, Word, Power Point, v.v., cùng với một số công cụ khác phục vụ cho quá trình giải quyết công việc.
Có thể bạn muốn xem thêm:
- Công việc của nhân viên văn phòng trong một tổ chức là gì?
- Nhân viên văn phòng công chứng làm những công việc gì?
- Mức lương nhân viên văn phòng dựa trên tiêu chí công việc
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Giao tiếp là kỹ năng nhân viên văn phòng cực kỳ quan trọng trong bất kỳ ngành nghề nào. Đối với nhân viên văn phòng, trang bị một khả năng giao tiếp và ứng xử tốt giúp bạn có lợi thế hơn khi trao đổi với các nhân viên trong công ty cũng như truyền đạt thông tin với khách hàng hoặc đối tác công ty một cách trôi chảy và cảm tình nhất.
Bên cạnh khả năng giao tiếp, nhân viên văn phòng cần là người biết lắng nghe. Điều này giúp bạn tiếp thu tốt được các ý kiến khác nhau từ đồng nghiệp, xây dựng niềm tin và giúp cho những người đối diện với bạn có cảm giác được tôn trọng.
Việc lắng nghe và tiếp thu ý kiến từ tập thể sẽ giúp bạn có cơ hội nhìn nhận, đánh giá và chọn lọc ý kiến, nâng cao thêm vốn hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cho bản thân.
Chủ động, nhanh nhẹn
Với vai trò đại diện gương mặt công ty, là người chịu trách nhiệm “chăm lo” cơ sở vật chất tại văn phòng, đòi hỏi một kỹ năng nhân viên văn phòng cần có đó là chủ động và nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp và xử lý các vấn đề phát sinh tại văn phòng.
Điều này giúp bạn ghi điểm trong mắt đồng nghiệp, đối tác cũng như các bộ phận liên quan trong công ty.
Cẩn thận, tỉ mỉ
Trong việc lưu giữ chứng từ, in ấn và chuyển giao đòi hỏi sự cẩn trọng hết sức cao của nhân viên văn phòng. Bạn là người chịu trách nhiệm chính trong công tác truyền tải thông tin khắp các phòng ban hoặc đối tác liên quan.
Vì thế, mỗi việc dù là nhỏ nhưng vẫn yêu cầu sự tỉ mỉ từ vị trí của một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp để hạn chế rủi ro nhầm lẫn, mất mát chứng từ.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Khả năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt, sáng tạo đối với từng hoàn cảnh, từng thời điểm và sự kiện khác nhau. Đây là kỹ năng nhân viên văn phòng cần có khi đứng trước một vấn đề phát sinh, bạn cần tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý, hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng của nó tới hiệu quả công việc và những yếu tố liên quan.
Đặc biệt, việc chia rẽ mất đoàn kết cũng có thể bắt nguồn từ đây nếu như bạn không biết cách giải quyết thật tốt.
Tổ chức và sắp xếp thời gian khoa học
Biết ưu tiên và sắp xếp công việc, đưa ra lộ trình hoàn thành từng công việc sẽ giúp bạn kiểm soát được công việc hiệu quả nhất.
Có thể bạn quan tâm:
- Nhân viên bán hàng – Nghề tiềm năng phát triển thời đại mới
- Phi hành gia – Người thám hiểm và chinh phục vũ trụ bao la
Vận dụng làm việc nhóm hiệu quả
Dù bạn là ai, làm bất kỳ công việc gì, bạn không thể làm việc một mình. Kỹ năng nhân viên văn phòng giúp bạn làm việc hiệu quả thì cần có khả năng hợp tác cùng người khác, nghĩa là phải giao tiếp tốt với đồng nghiệp, thấu cảm với những vấn đề của họ, và học hỏi từ họ.
Biết lắng nghe và chấp nhận
Dĩ nhiên rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao để đạt được hiểu quả thì không phải ai cũng làm được. Vì vậy muốn thành công, bạn phải trau dỗi kỹ biết lắng nghe người khác nói.
Không phải lúc nào trong cuộc sống sẽ luôn đạt được những điều mình mong muốn. Đôi khi phải biết chấp nhận thử thách mà vươn lên.
Trên đây mình đã tổng hợp lại những kỹ năng nhân viên văn phòng cơ bản cần phải có, bên cạnh những kỹ năng này thì mỗi lĩnh vực sẽ yêu cầu những kiến thức chuyên môn riêng.
