Lễ tân được biết đến là một nghề có tầm quan trọng vô cùng to lớn trong doanh nghiệp, nhất là đối với những đơn vị hoạt động trong khối ngành nhà hàng và khách sạn. Đặc biệt công việc này phù hợp với những bạn nữ khéo léo trong giao tiếp và biết cách ứng xử tốt. Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về nghề này thông qua bài viết sau đây nhé!
Giải đáp chi tiết lễ tân là gì?
Lễ tân là người có nhiệm vụ đón tiếp các khách hàng ở ngay khu vực sảnh ra vào của doanh nghiệp, khách sạn hay nhà hàng. Hình ảnh ban đầu của công ty như thế nào trong mắt của khách hàng sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng ứng xử cũng như sự khéo léo của bộ phận lễ tân.
Nếu đội ngũ nhân viên lễ tân biết cách giao tiếp làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái cũng như hài lòng tuyệt đối thì sẽ tạo được thiện cả hoàn hảo. Như thế hình ảnh thương hiệu cũng như chất lượng dịch vụ nhanh chóng được khẳng định, đây là điều vô cùng quan trọng đối với một đơn vị kinh doanh.
Không thể phủ nhận vai trò của những lễ tân trong những công ty và doanh nghiệp, nhất là những đơn vị cung cấp dịch vụ đến cho khách hàng của mình. Nhà hàng, khách sạn, spa, thẩm mỹ viện, v.v. đều phải quan tâm đến vấn đề đào tạo nhân viên nhằm có được lợi ích hoàn hảo nhất cho mình.
Mô tả công việc mà lễ tân cần phải làm?
Lễ tân làm trong các doanh nghiệp hay trong những lĩnh vực kinh doanh khác nhau thì nhiệm vụ cũng như đặc thù công việc cũng hoàn toàn khác nhau. Nhìn chung những việc mà một người đón tiếp khách cần làm sẽ bao gồm:
- Đón tiếp những khách hàng hoặc đối tác ngay tại công ty của mình, nhất là phục vụ ở sảnh của đơn vị.
- Hỗ trợ giải đáp những vấn đề như: tìm người cần liên hệ, vị trí phòng hay thang máy, thông tin liên quan đến dịch vụ…
- Nhận cuộc gọi, email hay tin nhắn của khách hàng thông qua những kênh trực tuyến và truyền tải đến người giải quyết.
- Lễ tân lưu giữ tất cả những thông tin liên quan đến khách hàng cũng như đối tác như: họ tên, chứng minh nhân dân, lời nhắn…
- Liên hệ hay phối hợp với các phòng ban để tiến hành xử lý những công việc ngoài lề khác cho hiệu quả nhất có thể.
- Đảm bảo thẩm mỹ của sảnh cũng như quầy đón tiếp, giúp quầy luôn sạch sẽ và gọn gàng để sẵn sàng đón khách.
- Xử lý những nhiệm vụ không tên khác khi được cấp trên yêu cầu.
Những kỹ năng cần thiết lễ tân cần phải có
Để có thể trở thành một lễ tân thì bạn cần phải sở hữu cho mình rất nhiều kỹ năng cần thiết dù đây là một công việc vô cùng đơn giản nếu so sánh với những ngành nghề khác, cụ thể như sau:
Kỹ năng nghiệp vụ cơ bản
Khi nắm vững những kỹ năng nghề nghiệp cơ bản thì bạn sẽ trở thành một người chuyên nghiệp, thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hoàn hảo nhất có thể. Bên cạnh kỹ năng tin học văn phòng để phục vụ công việc thì bạn cũng nên biết cách sử dụng những phần mềm cơ bản.
Lễ tân được chia thành nhiều loại khác nhau, ở mỗi doanh nghiệp thì nhiệm vụ của người này cũng không hề giống nhau. Vì thế việc nắm vững những nghiệp vụ cần thiết đối với ngành nghề mà doanh nghiệp mình đang mong muốn làm việc kinh doanh cũng như hoạt động là rất cần thiết.
Khả năng ngoại ngữ tốt
Đối với môi trường hòa nhập quốc tế thì hành trang hoàn hảo bạn nên mang theo bên mình chính là ngoại ngữ, bên cạnh tiếng Anh bạn nên thành thạo thêm một vài ngôn ngữ phổ biến khác. Có khả năng ngoại ngữ tốt chính là lợi thế giúp bạn nhanh chóng được tuyển dụng hơn, thêm vào đó đây cũng là yếu tố để giúp bạn có thể tăng thêm mức lương mà bản thân sẽ được hưởng.
Bạn cũng nên học thêm những ngôn ngữ phổ biến hay ngôn ngữ cần thiết đơn vị bạn làm việc đang hướng đến. Ví dụ muốn xin vào một công ty liên doanh với Trung Quốc thì nên thành thạo tiếng Trung, hay muốn vào một công ty liên doanh với Nhật Bản thì bạn nên thành thạo tiếng Nhật. Nhờ vào lợi thế này công việc lễ tân sẽ ở trong tầm tay của chính bạn.
Kỹ năng giao tiếp, ứng xử
Vì nhân viên lễ tân là người trực tiếp làm việc với khách nên kỹ năng giao tiếp cần phải luôn luôn chuẩn chỉnh, nên tránh sử dụng những từ địa phương khi giao tiếp bởi mỗi nơi lại có những cách phát âm khác nhau. Hãy giúp khách hàng có thể hiểu được tường tận những gì bạn nói thông qua việc giao tiếp bằng tiếng phổ thông chuyên nghiệp.
Trong giao tiếp, lễ tân hãy nhớ quy tắc ba phần: lời nói, ngôn ngữ cơ thể và mắt, không chỉ truyền đạt bằng lời nói mà bạn cũng nên dùng mắt để trao đổi cũng như tạo sự thiện cảm. Linh hoạt trong việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể, nhất là trong trường hợp bị bất động ngôn ngữ, điều này sẽ giúp bạn thành công trong công việc và nhanh chóng vượt qua những tình huống khó nhằn.
Kỹ năng up selling hay cross selling
Việc bạn có được đánh giá cao hay không không chỉ phụ thuộc vào khả năng giao tiếp mà còn phụ thuộc vào khả năng bán hàng. Ngoài việc tư vấn và chỉ dẫn cho khách hàng thì lễ tân cũng có thể gợi ý những dịch vụ hay sản phẩm mà đơn vị đang cung cấp để có thể kiếm thêm doanh thu. Việc làm này cũng giúp cho khách hàng cảm thấy hài lòng tuyệt đối nhất khi ghé thăm.
Trong trường hợp bạn là một người up – selling tốt thì bên cạnh lương của một người lễ tân thì bạn còn có thể được thưởng thêm hoa hồng, thu nhập cũng vì thế mà tăng lên nhanh chóng. Kỹ năng này cũng giúp bạn không chỉ làm công việc tiếp đón khách thông thường mà đưa nhiệm vụ cũng như tầm quan trọng của chính bản thân mình lên một tầm cao mới.
Cơ hội nghề nghiệp cho lễ tân
Ngày nay việc kiếm tìm công việc phù hợp với bản thân mình không hề khó, có rất nhiều việc làm cho các bạn trẻ tha hồ lựa chọn. Lễ tân tuy không phải là một ngành nghề mới nhưng trong một vài năm trở lại đây cực kỳ hot, thu hút sự quan tâm của rất nhiều bạn, nhất là những sinh viên mới ra trường chưa có định hướng nghề nghiệp rõ ràng.
Hệ thống nhà hàng cũng như khách sạn ở nước ta đang phát triển một cách vượt bậc, có vô số nơi nghỉ dưỡng, cung cấp những dịch vụ giải trí cho người dùng. Chính vì thế nhu cầu tuyển dụng lễ tân cũng trở nên vô cùng cấp thiết, một số nơi khi tuyển không đưa ra những yêu cầu quá cao vì họ sẽ đào tạo lại từ đầu để bạn có thể tiếp cận với công việc tốt nhất.
Đặc biệt công việc lễ tân bạn không phải hoạt động nhiều về thể chất, không phải vận dụng trí não quá nhiều nên phù hợp cho nhiều đối tượng. Nhất là những bạn nữ tuy yếu ớt nhưng sở hữu một ngoại hình xinh xắn cùng khả năng ăn nói tốt chắc chắn sẽ nhanh chóng thăng tiến, công việc này nhìn nhận một cách tổng quát thì khá nhàn hạ và tuyệt đối không nguy hiểm.
Bí quyết trở thành một nhân viên lễ tân hoàn hảo
Để có thể trở thành một lễ tân giỏi ngoài việc chăm chỉ và thật thà thì bạn cần phải trang bị cho mình những bí quyết cần thiết, đó chính là:
Nằm lòng những kiến thức chuyên môn
Phải nắm chính xác quy trình làm việc tại khách sạn, những quy định từ đơn giản đến phức tạp. Một người lễ tân giỏi là người biết và nắm chắc công việc mình làm và cần làm là gì, những người mới chắc chắn sẽ không nắm được quy trình dẫn đến một số lỗi cơ bản trong chuyên môn và nghiệp vụ, nhất là tình trạng thiếu tiền khi kết ca hầu như đến từ chính sự cẩu thả của bạn.
Phục vụ khách hàng với sự tận tâm, tận tình
Bạn sẽ không thể nào trở thành nhân viên lễ tân giỏi nếu chỉ làm dịch vụ vì tiền bởi khách hàng bây giờ rất tinh ý, chỉ cần nhìn thôi có thể biết bạn đang giao tiếp với họ bằng nụ cười thương mại hay bằng cả con tim mình. Chỉ khi chạm được đến trái tim của khách hàng thì bạn mới thấy được sự cao cả cũng như tầm quan trọng của ngành lễ tân.
Lễ tân có khả năng quan sát tốt, nắm bắt nhanh
Việc làm lễ tân đòi hỏi bạn phải sở hữu khả năng quan sát tốt đồng thời phải chú ý đến khách hàng mọi lúc mọi nơi để nhận thấy nhu cầu của khách hàng là gì. Thuật ngữ chuyên môn gọi là “đọc vị khách hàng”, chỉ cần quan sát một cách tổng quan bạn chắc chắn sẽ biết được khách hàng của mình cần gì cũng như muốn gì để tiến hành đáp ứng cho chuẩn xác nhất có thể.
Tác phong luôn phải thật chỉnh chu
Vì là đại điện cho doanh nghiệp nên người lễ tân cần phải giữ cho mình vẻ bề ngoài chỉnh chu. Họ phải cho khách hàng thấy bản thân luôn niềm nở, xinh đẹp, tươi cười để tạo một bầu không khí thực sự thoải mái. Không ngừng rèn luyện để có một tác phong và diện mạo chuẩn chỉnh đồng thời tuân thủ theo quy định về trang phục mà từng đơn vị, khách sạn, nhà hàng, thẩm mỹ viện… đưa ra.
Lễ tân xử lý phàn nàn nhanh chóng
Muốn trở thành nhân viên lễ tân giỏi thì việc xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải là điều bạn cần phải học hỏi, đây là vấn đề vô cùng quan trọng. Chắc chắn kỹ năng này không tự nhiên mà có, bạn cần phải trau dồi thông qua quá trình học hỏi cũng như trải nghiệm. Đứng trước mọi vấn đề sẽ biết cách giải quyết như thế nào cho hợp tình hợp lý cũng như chuyên nghiệp nhất có thể.
Kết luận
Dễ dàng nhận thấy lễ tân là một nghề có tầm quan trọng vô cùng to lớn trong doanh nghiệp, nhất là đối với những đơn vị hoạt động trong khối ngành nhà hàng và khách sạn. Đặc biệt công việc này phù hợp với những bạn nữ khéo léo trong giao tiếp và biết cách ứng xử tốt, dù bản thân không quá khỏe mạnh vẫn có thể bắt tay vào làm việc lễ tân được.
