Trong một doanh nghiệp thì bao gồm có những chức vụ khác nhau và mỗi cấp bậc là có nhiệm vụ riêng. Mà một trong số đó phải kể đến tầm quan trọng của vị trí thư ký, đây không chỉ là một nghề nghiệp nữa mà còn đóng góp công lao lớn làm nên thành bại của một công ty, vậy thư ký có những vai trò gì thì cùng khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.
Thư ký là vị trí yêu cầu khắt khe của các nhà tuyển dụng
Trong tất cả các nghề hiện nay thì ai cũng đều biết đến một chức vụ mang tên thư ký nhưng không phải ai cũng hiểu hết được về công việc của nghề này. Theo cách hiểu đơn giản nhất thì thư ký là một trợ thủ đắc lực của giám đốc thay vì tự mình giải quyết tất cả mọi việc thì sẽ chuyển giao một số công việc cơ bản nhất cho vị trí thư ký đảm nhiệm.
Thư ký đóng vai trò quan trọng khi thực hiện những công việc có liên quan trực tiếp đến việc điều hành và quản lý công ty. Những giấy tờ quan trọng mà cấp trên yêu cầu đều do thư ký sắp xếp, quán xuyến và cũng có khi đưa ra những lời khuyên cho việc quan trọng của công ty, cấp bậc này chỉ đứng sau và nghe theo lời chỉ đạo của cấp trên trực tiếp quản lý mà phổ biến nhất vẫn là trợ lý cho giám đốc.
Trước đây khi nghề thư ký chưa được phổ biến thì đây chỉ đơn giản là những người giúp đỡ giám đốc sắp xếp giấy tờ, hồ sơ hay làm những việc lặt vặt theo chỉ đạo của người trực tiếp quản lý. Nhưng tính đến thời điểm hiện tại chức vụ này đã dần trở thành một phần không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp mà cũng có những yêu cầu khắt khe hơn ngay từ khâu tuyển dụng.
Bạn cần chuẩn bị những gì để trở thành một thư ký?
Không một nghề nào là không vất vả, với những nghề sử dụng tay chân thì không yêu cầu nhiều nhưng đối với nghề sử dụng trí tuệ thì những yêu cầu rất khắt khe. Để có thể hoàn thành tốt được những công việc mà ngành nghề đưa ra thì bản thân thư ký phải có những kỹ năng đi kèm với chuyên môn nghiệp vụ cao nhất, đó là những kỹ năng sau:
Cần phải có nghiệp vụ chuyên môn đa dạng các lĩnh vực
Không như kế toán hay bộ phận tuyển dụng thư ký trong công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn ở đa dạng lĩnh vực. Điều đặc biệt được ưu tiên là tốt nghiệp từ đại học trở lên đối với những nhóm ngành liên quan đến quản lý doanh nghiệp hay nghiệp vụ hành chính văn phòng, bên cạnh đó tùy thuộc vào lĩnh vực công ty ứng tuyến cần phải trau dồi thêm những hiểu biết về ngành kinh doanh đó.
Thư ký cần có khả năng giao tiếp nhanh nhẹn
Thư ký là người trực tiếp quản lý những công việc được sếp giao phó và nhiệm vụ hàng đầu là đi tìm kiếm khách hàng. Tất cả những buổi gặp gỡ đối tác hay khách hàng rất quan trọng đến sự phát triển của công ty vì thế đòi hỏi người trợ lý của giám đốc phải có kỹ năng giao tiếp nhanh nhạy và nhạy bén, biết cách tiếp cận cũng như giữ được lòng tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm của công ty.
Thành thạo cách sử dụng các phần mềm trên máy tính
Trong thời đại hiện đại hóa thì tất cả những công việc của một thư ký bao gồm sắp xếp giấy tờ hay là quản lý khách hàng đều được thực hiện trên các phần mềm. Vì vậy một người trợ lý bắt buộc phải có kỹ năng thành thạo máy tính bao gồm đánh văn bản, xử lý số liệu trên Excel hay các phần mềm độc quyền cho ngành kinh doanh, đây là yêu cầu sẽ được kiểm tra ngay từ vòng tuyển dụng.
Có tiềm năng quản lý nhiều người
Thư ký chỉ đứng sau sếp và chỉ thực hiện một mình nhiệm vụ do sếp chỉ đạo còn lại toàn bộ bộ phận dưới đều phải theo sự sắp xếp của trợ lý giám đốc. Chính vì thế nếu không có kỹ năng quản lý nhiều người thì sẽ không làm được việc, tất cả các quyết định mới cũng như triển khai dự án sản phẩm mới đều do trực tiếp trợ lý đưa ra và yêu cầu các phòng ban tiếp nhận và thực hiện.
Thư ký phải có tính cách cẩn thận và trung thực
Một người thư ký giỏi đến mấy mà không có tư cách hay còn gọi là tính cách phù hợp với công việc thì cũng không thể hoàn thành được công việc. Bắt buộc người làm chức vụ này phải có tính cẩn thận cao bởi những giấy tờ quản lý đều đặc biệt quan trọng không cẩn thận sẽ dẫn đến việc sai sót là hậu quả rất lớn, bên cạnh đó thì tính trung thực rất cần thiết ở bất kỳ nghề nào chứ không riêng gì chức vụ này.
Mức lương thưởng hiện nay của vị trí thư ký
Điều mà bất kỳ ai cũng quan tâm đó chính là yêu cầu và công việc cao như vậy thì sẽ xứng đáng được nhận mức lương là bao nhiêu. Hiện nay ngành thư ký trở nên vô cùng hấp dẫn và thu hút nhiều người nỗ lực đạt được, tuy vậy lương có cao hay không còn phụ thuộc vào tính chất công việc và mức độ đạt được sự hoàn thành theo những gì mà sếp mong muốn.
Ở những thành phố lớn như Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh thì tiềm năng công việc nhiều với mức lương cơ bản trung bình là từ 10 đến 15 triệu. Số tiền lương đó chưa tính thêm những khoản hoa hồng nếu như hoàn thành được một dự án mới hay mời gọi được thêm đối tác cho công ty, nói chung lương của vị trí này còn phụ thuộc nhiều vào chuyên môn và hiệu quả công việc.
Không chỉ làm việc với những con số mà còn những mối quan hệ
Nghề thư ký không chỉ là một công việc xoay quanh sổ sách hay những con số mà còn là một nghề đề cao những mối quan hệ. Ngoài công việc chính là thu thập hồ sơ, sắp xếp số liệu thì cũng kiêm luôn là một người thị trường khi đi tìm kiếm khách hàng, làm việc với đối tác và mời gọi tham gia vào dự án hay mua sản phẩm của doanh nghiệp mình với mục đích tăng doanh thu.
Thư ký là một người phải giỏi đa dạng mọi ngành nghề vừa là một kế toán vừa là một người quản lý lại vừa làm một người marketing giỏi. Mỗi một trợ lý của một công ty phải liên tục tìm kiếm cho mình những mối quan hệ từ những công ty khác hoặc từ những người có thẩm quyền hành chính để có thể dễ dàng hơn trong việc giải quyết những vấn đề khó khăn của doanh nghiệp.
Nghề thư ký có lương hưu hay không?
Một trong những câu hỏi được quan tâm nhiều nhất chính là làm nghề thư ký thì khi đủ tuổi nghỉ hưu có được hưởng các chế độ hay không. Câu trả lời là có bởi dù có ở chức vụ nào thì mỗi doanh nghiệp hiện nay đều phải thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho toàn bộ nhân viên đang làm việc tại công ty và khi đủ tuổi vẫn được hưởng những chế độ theo luật lao động quy định.
Nếu công ty không đóng bảo hiểm cho bạn thì thư ký cũng có thể tham gia bảo hiểm tự nguyện để có thể hưởng chế độ khi nghỉ hưu. Nhưng trường hợp đó là hoàn toàn không thể xảy ra bởi nhà nước đã quy định rõ về việc bảo vệ người lao động áp dụng với bất kỳ ngành nghề nào khi đã làm việc trong một doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh thì sẽ được hưởng chế độ theo đúng pháp luật.
Các công việc của thư ký
Mọi người thường biết đến thư ký là một nghề cao quý nhưng liệu bạn có biết được những công việc mà một người trợ lý phải thực hiện như thế nào không, cụ thể một số công việc như sau:
Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan sao cho phù hợp nhất
Những người quản lý như giám đốc, sếp tổng hay trưởng phòng đều có những lịch làm việc và lịch họp kín. Việc của thư ký chính là lựa chọn và sắp xếp những lịch trình đó sao cho phù hợp nhất với giờ giấc theo quy luật là những việc quan trọng làm trước còn những việc chưa cần thiết thì làm sau, hơn nữa trong cuộc họp phải ghi chép lại đầy đủ thông tin để làm dữ liệu khi cần thiết.
Thư ký thực hiện việc đón tiếp và làm việc với khách hàng
Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có những đối tác hay những khách hàng riêng và người quản lý phải thường xuyên làm việc với khách hàng. Là một người thư ký thì công việc chính là đón tiếp, trò chuyện và phục vụ nước hay đồ ăn nhẹ nếu như khách phải ngồi chờ, hơn nữa phải sắp xếp lịch làm việc với đối tác mà đôi khi còn thay giám đốc trực tiếp làm việc với khách hàng.
Sắp xếp các chuyến đi công tác theo ý kiến của cấp trên
Thư ký cũng phải làm những công việc là sắp xếp những chuyến đi công tác cho cấp trên theo ý kiến chỉ đạo. Nếu là những chuyến đi xa thì cần phải đưa lên bảng phác thảo những việc làm trong suốt quá trình đi công tác ở xa và những công việc bàn giao cho cấp dưới trong khoảng thời gian vắng mặt, thư ký cũng là người đặt phòng và lo chỗ ăn ở cho sếp trong suốt thời gian đi công tác.
Hơn nữa còn phải thiết lập những đề xuất về giờ hẹn gặp, giờ làm việc và giờ nghỉ ngơi cho sếp sao cho hợp lý nhất. Bên cạnh đó toàn bộ chi phí của chuyến đi công tác đều do người này tổng kết và làm việc với bên bộ phận kế toán để quyết toán cụ thể vào chi phí doanh nghiệp hoặc tạm ứng khi cần thiết phải sử dụng gấp.
Kết luận
Thư ký là cấp bậc đặc biệt quan trọng trong một doanh nghiệp vừa phải quán xuyến mọi việc vừa phải tìm kiếm những khách hàng tiềm năng cho công ty. Những thông tin trên phần nào đã cung cấp cho bạn đọc thêm hiểu biết về một nghề đóng góp công lao lớn tạo nên những doanh nghiệp phát triển, hãy hội tụ đầy đủ kỹ năng và trở thành thư ký chuyên môn nhất.
